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Tips & Checklists

Tips

Here you will find sample checklists for the technical¹ and content² entrance examination of the Research Data Center at IQB, as well as an example of data entry control from Archiving BASIC at GESIS Leibniz Institute for the Social Sciences³.

Example: Checklist for Research Data Entry Control³ 📝

A Technische Qualitätsprüfung

1) Lesbarkeit der Dateien:	Antwortmöglichkeiten
Sind alle Dateien (Daten u. Begleitdokumentation) lesbar?	Ja / Nein
Sind alle Dateien in präferierten Formaten gespeichert?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Wenn nein, welche nicht?	Freitext
Um welche Formate handelt es sich und mit welcher Software sind diese Datenformate lesbar?	Freitext
Wurden alle Dateien auf Viren bzw. Schadsoftware geprüft?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Weitere Anmerkungen zur Lesbarkeit der Dateien:	Freitext

B Rechtliche Qualitätsprüfung

1) Urheber-/Lizenz- u. Nutzungsrechte:	Antwortmöglichkeiten
Verfügen die Datengeber bzw. das Institut über die notwendigen Urheber-/Lizenz- bzw. Nutzungsrechte, um die Daten zu veröffentlichen?	Ja / Nein
Wurden Sekundärdaten eingereicht?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Wenn ja: Ist die (Zweit-)Veröffentlichung durch die Primärforscher/Datengeber autorisiert?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Wurden automatisiert generierte Daten eingereicht (z.B. DataMining oder Web Scraping)?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Wenn ja: Ist die Veröffentlichung der Daten gem. AGBs bzw. Nutzungsbedingungen der Datenquelle erlaubt?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Sind alle eingereichten Begleitdokumente (Artikel, Berichte etc.) durch die jeweiligen Autoren autorisiert?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Befindet sich anderes urheberrechtlich bedenkliches Material in der Datenlieferung?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Falls ja, gefunden in:	Freitext
Dateiname(n)	Freitext
Weitere Anmerkungen zu Urheber-/Lizenz- u. Nutzungsrechten:	Freitext

2) Datenschutz:	Antwortmöglichkeiten
Enthalten die Daten personenbezogene Angaben (z.B. Namen, Anschriften, IP- oder Emailadressen)?	Ja / Nein / Trifft nicht zu
Falls ja, hat der Datengeber die Einwilligung zur Veröffentlichung dieser Daten eingeholt?	Ja / Nein / Trifft nicht zu
Enthalten die Daten besondere Arten personenbezogener Daten (sog. sensible Daten), z.B. Angaben zu Gesundheit, Sexualleben oder ethnischer Herkunft?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind regionale Einheiten sehr kleinräumig erfasst?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind Berufsklassifikationen sehr feingliedrig erfasst?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Stammen die Untersuchungseinheiten aus einer speziellen bzw. sehr kleinen Population?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft

Sind Variablenkombinationen möglich, die eine DeAnonymisierung der Studienteilnehmer erlauben (z.B. Berufsklassifikation und räumliche Gliederung)?	Ja / Nein / Trifft nicht zu
Kann die Verknüpfung mit anderen Datensätzen zu DeAnonymisierung von Studienteilnehmern führen?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind datenschutzrechtlich sensible Angaben in offenen Nennungen vorhanden?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Sind qualitative Daten enthalten?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Wenn ja, wurden diese vollständig anonymisiert?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Entspricht die vergebene Zugangsklasse den datenschutzrechtlichen Anforderungen?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Weitere Anmerkungen zum Datenschutz	Freitext

C Inhaltliche Qualitätsprüfung

1) Dateneingang:	Antwortmöglichkeiten
Passen die Daten inhaltlich in das SowiDataNet-Repositorium (Forschungsdaten aus den Sozial- bzw. Wirtschaftswissenschaften)?	Ja / Nein
Passen die Daten inhaltlich zum eingereichten Projekt?	Ja / Nein
Sind alle Datensätze gemäß Dokumentation vorhanden?	Ja / Nein / Trifft nicht zu
Sind alle Fälle gemäß Dokumentation vorhanden?	Ja / Nein / Trifft nicht zu
Sind Alle Variablen gemäß Dokumentation vorhanden?	Ja / Nein / Trifft nicht zu
Entsprechen die Variablen dem zur Erhebung verwendeten Messinstrument (z.B. dem Fragebogen)?	Ja / Nein / Trifft nicht zu
Weitere Anmerkungen zum Dateneingang:	Freitext

2) Datenaufbereitung:	Antwortmöglichkeiten
Sind eindeutige IDs vorhanden?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind Vercodungsfehler bzw. unplausible Variablenwerte vorhanden?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Wurden Variablenlabels vergeben?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Falls ja:	Freitext
Sind diese Verständlich?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind diese inhaltlich Korrekt?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Wurden Wertelabels vergeben?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Falls ja:	Freitext
Sind diese verständlich?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind diese inhaltlich korrekt?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind fehlende Werte vorhanden?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Falls ja:	Freitext
Sind diese verständlich?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind diese korrekt codiert?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind in den Daten Filterführungen enthalten?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Falls ja:	Freitext
Ist die Filterführung korrekt?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Ist die Filterführung dokumentiert?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind in den Daten Gewichtungsfaktoren enthalten?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Falls ja:	Freitext
Ist die Gewichtung plausibel?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Ist die Gewichtung dokumentiert?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Weitere Anmerkungen zur Datenaufbereitung:	Freitext

3) Metadaten:	Antwortmöglichkeiten
Sind die Pflichtfelder korrekt ausgefüllt?	Ja / Nein
Sind institutsspezifisch definierte Metadaten-Pflichtfelder vollständig und korrekt ausgefüllt?	Ja / Nein / Trifft nicht zu
Stimmen die Metadaten-Angaben mit den Daten überein?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Stimmen die Metadaten-Angaben mit den Angaben in der korrespondierenden Begleitdokumentation überein?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Entspricht die gewählte Zugangsklasse den institutseigenen Vorgaben (falls vorhanden)?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Entspricht die gewählte Lizenz den institutseigenen Vorgaben (falls vorhanden)?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Sind Versionsnummer und Verweise auf Vorgänger- bzw. Nachfolgeversion korrekt erfasst?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Weitere Anmerkungen zu Metadaten:	Freitext

4) Begleitdokumentation:	Antwortmöglichkeiten
Ist der Studie Dokumentationsmaterial beigefügt?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Falls ja:	Freitext
Liegt ein Fragebogen/ein anderes Messinstrument vor?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Liegt ein Codebuch vor?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Liegt ein Methodenbericht vor?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Liegt ein Projektbericht od. Technical Report vor?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Liegen Syntax-Files vor?	Ja / Nein / Trifft nicht zu / Nicht geprüft
Liegen weitere Dokumente vor?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Wird auf zusätzliches Dokumentationsmaterial außerhalb des Repositoriums verwiesen (z.B. auf Projektwebseiten)?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Falls ja:	Freitext
Funktioniert die Verlinkung zum Zeitpunkt der Veröffentlichung?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Wird auf andere Daten-Veröffentlichungen, andere Repositorien od. Archive verwiesen?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Falls ja:	Freitext
Wurden persistente Referenzen verwendet?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Funktionieren die Links/persistenten Identifier korrekt?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Wird auf zu den Daten gehörende Publikationen verwiesen?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Falls ja:	Freitext
Sind diese bibliografisch korrekt erfasst?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Wurden persistente Referenzen verwendet?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Funktionieren die Links/persistenten Identifier korrekt?	Ja / Nein / Nicht geprüft
Weitere Anmerkungen zu Begleitdokumentation:	Freitext

D Zusammenfassung der Qualitätsprüfung

Zusammenfassung:	Antwortmöglichkeiten
Sind die Datenqualität und die Qualität der Dokumentation ausreichend, um eine Nachnutzung zu ermöglichen?	Ja / Nein
Sind die Datenqualität und die Qualität der Dokumentation ausreichend, um die Studie ins SowiDataNet Repositorium aufzunehmen?	Ja / Nein
Abschließende Anmerkungen:	Freitext

Checklist

Who is responsible for the selection, and are there institution-specific criteria for data selection?
Is software used for systematic data selection, or is the selection done manually?
Are the specific accompanying documents (e.g., data documentation) complete?
Are the data the basis of a publication or intended as such? Have the standards of good scientific practice been adhered to?
Are the data in a form suitable for further research and meaningful reuse?
Do the data have special political and/or societal relevance?

[Source: Ludwig, Jens; Enke, Harry (Eds.) (2013): Guide to Research Data Management. Guides from the WissGrid project. Glückstadt: VWH Verlag Werner Hülsbusch Fachverlag für Medientechnik und -wirtschaft.]

¹ Research Data Center at the Institute for Quality Development in Education (FDZ at IQB) (2021). Ingest Examination at FDZ at IQB / Procedure of ingest at the FDZ at the IQB. Berlin: IQB – Institute for Quality Development in Education. Available at: https://www.iqb.hu-berlin.de/fdz/Datenuebergabe/00_Checkliste_te.pdf, available under CC 1.0.

² Research Data Center at the Institute for Quality Development in Education (FDZ at IQB) (2021). Documentation of Entrance Control / Ingest Checklist. Berlin: IQB – Institute for Quality Development in Education. Available at: https://www.iqb.hu-berlin.de/fdz/Datenuebergabe/Template_Ingest_.pdf, available under CC 1.0.

³ GESIS – Leibniz Institute for the Social Sciences, Archiving BASIC.