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Erhaltungsmaßnahmen
Datenformate
Das Format einer Datei enthält die wesentlichen Informationen zur Datenstruktur und bedingt damit, mit welcher Software die Datei geöffnet, der Inhalt verfügbar gemacht und/oder bearbeitet werden kann. In der Regel erkennt man das Dateiformat an der spezifischen Dateiendung. Zu unterscheiden sind dabei proprietäre Dateiformate von offenen Datenformaten.
Proprietäre Datenformate sind nach einem softwarespezifischen Verschlüsselungsprinzip codiert und lassen sich daher nur mit bestimmten Programmen öffnen, darstellen und/oder bearbeiten. Dazu zählen beispielsweise die Dateiformate, die mit .doc/.docx, .xls/.xlsx enden. Offene Datenformate hingegen lassen sich mit Programmen verschiedener Hersteller öffnen und bearbeiten. Hierzu zählen zum Beispiel Formate, die auf .html, .jpg, .mp3, .gif enden.
Entsprechend eignen sich proprietäre Datenformate (also solche Formate, die nach einem softwarespezifischen Verschlüsselungsprinzip codiert sind) nicht besonders für die Langezeitarchivierung. Hingegen erleichtern offene Datenformate die Tätigkeiten zur Datenerhaltung.
Bei forschungsdaten.info findet sich eine ausführliche Übersicht zu häufig gebrauchten Dateiformaten für die mittel- und langfristige Archivierung.
Konvertierung von Dateiformaten
Wenngleich Dateiformate auch schadlos umgewandelt werden können, sollte die Konvertierung nicht leichtfertig vorgenommen werden, da stets ein Verlust an Informationen droht. Grundsätzlich gilt dabei, dass die Umwandlung von größeren Dateien in kleinere Dateien in der Regel mit einer geringeren Informationsdichte einhergeht. Es gilt also in der Regel abzuwägen, ob der Vorteil einer verringerten Dateigröße den Nachteil des einhergehenden Informationsverlusts überwiegt.
Die Konvertierung selbst kann häufig einfach in der genutzten Software bei „Speichern unter“ oder „Export“ vorgenommen werden und nur in besonderen Fällen wird ein eigener Konverter benötigt.